زمان انتشار: ۱۳۹۸ شنبه ۲۸ ارديبهشت ساعت 15:09 تاریخ بروزرسانی : ۱۳۹۸/۲/۲۸ ساعت 15:08    تعداد بازدید: 117    کد مطلب: 79885

محمدرضا بهوند یوسفی، رییس اداره روابط عمومی مدیریت درمان تامین اجتماعی استان خوزستان
اصول و قواعد روابط عمومی و تشریفات


برای اینکه مراسم ها و مناسبت ها به نحو شایسته برگزار گردد، ابتدا ضروری است مدیریت تشریفات را مورد بررسی قرار دهیم. مدیریت تشریفات به معنی مدیریت مراسم است. هرگونه مراسمی چه شخصی و فردی باشد چه سازمانی و ملی، به رعایت تشریفات نیاز دارد. بدون رعایت تشریفات و الزام سازوکارها، روابط بین افراد و شخصیت ها مخدوش می شود. پس لازم است روابط عمومی ها هنگام برنامه ریزی و اجرا و ارزیابی مراسم ها، اصول تشریفات را به دقت اجرا و رعایت کنند و به جایگاه سازمانی و شخصی افراد احترام بگذارند  بدیهی است اجرا و برگزاری شایسته مراسم¬ها منوط به اختیار داشتن روابط عمومی ها  و حمایت مدیر ارشد از برنامه های روابط عمومی و عدم دخالت دیگر واحدها در حوزه کاری روابط عمومی است.
مراسمی که در سازمانها برگزار می شود غالباً مدیریت آن بر عهده روابط عمومی است و این مراسم ها به چهار دسته تقسیم می شود: ۱. نشست ها  ۲.گردهمایی ها  ۳. نمایشگاهها ۴.بازدیدها
چگونگی و روش برگزاری این گونه مراسم ها را مدیریت تشریفات می نامند.
نشست ها یا مذاکره: نشست ها یا جلسه ها شامل انواع مصاحبه استخدامی، مصاحبه مطبوعاتی، مصاحبه رادیو و تلویزیونی، جلسه مدیران، گفت وگوها و نشست های صمیمی  با کارکنان و...
گردهمایی:گردهمایی ها، سمینارها،کنفرانس ها، جشن ها و عزاداری های مناسبتی و...
نمایشگاه: انواع نمایشگاهها، افتتاحیه، اختتامیه و...
بازدید: بازدیدها شامل انواع اردوهای آموزشی، اردوهای تفریحی، بازدیدهای مدیران یا کارشناسان و...
برای برگزاری مطلوب هرکدام از این چهاردسته روابط عمومی ها بایستی استانداردها، چک لیست ها و فلوچارت هایی را برای هر کدام به طور جداگانه طراحی کنند تا مجموعه اقدامات تشریفات به موقع و درست انجام شود.
مدیریت تشریفات مجموعه ای از اقدامات متنوع وگسترده است که اگر بدون نیازسنجی و برنامه ریزی انجام شود بی نظمی و بی اعتباری در پی خواهد داشت.
لذا بهتر است فرآیند اجرایی تشریفات را به پنج مرحله تقسیم کنیم: استقبال، حمل و نقل، اسکان، پذیرایی، بدرقه
استقبال: برای این کار مدیر یا کارمند هم پایه و هم طراز انتخاب گردد.
حمل و نقل: سالم و مناسب بودن وسیله نقلیه انتخاب همراهان (راننده، همراه، محافظ و...)
انتخاب مسیر (بررسی ترافیک، هماهنگی با پلیس، زیبایی مسیر و...)
حمل بار و توشه مهمانان و همراهان
اسکان: بررسی امکانات محل اسکان، بررسی ایمنی محل اسکان، شرایط فیزیکی و محیطی محل اسکان، بهداشت، نظافت و پاکیزگی محل اسکان، نور، رنگ ‌و وسعت و اندازه محل اسکان
پذیرایی: نوشیدنی، میوه، شیرینی، صبحانه، ناهار و شام
امکانات ارتباطی و سمعی و بصری، از جمله فکس، تلفن و...
بسته فرهنگی (کتاب، نشریه ها، بروشورها و برنامه های مراسم و...)
بدرقه: انجام خدمات خروج (تهیه بلیت، همراهی و مشایعت و خداحافظی،یادگاری و یادبود خاطره انگیز و ...)
بدیهی است در صورت تامین مقدمات و بکارگیری این اقدامات شاهد اجرا و برگزاری مراسم های مطلوب از سوی روابط عمومی ها خواهیم بود.

به صفحه اینستاگرام سازمان تامین اجتماعی بپیوندید
کلید واژه
 

ارسال نظر
۱۰۰
captcha